domingo, 2 de octubre de 2016

Tema 1: Código Deontológico del Secretariado.

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DEL SECRETARIADO.

Toda Secretaria de Alta Dirección, o toda profesional de Asistencia a la Dirección, está sometida y regida por un código deontológico. Dicho código es una muestra más del grado de profesionalidad que se exigen en este trabajo, dado que es el único cargo en el Organigrama de la Administración de una empresa que dispone de una deontología profesional definida.

Por favor, pon atención e interiorízalo en todo lo que realices a nivel profesional. Poco a poco con el tiempo, también irás actuando en tu vida personal con este estilo.

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS

(Aprobado por la Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias)

1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL :


·                     Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
·                     Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
·                     Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.


2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:

Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.


El derecho y la obligación del secreto profesional comprenden:

·                     Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
·                     Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
·                     La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
·                     La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.
·                     El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria.

·                     Relaciones con sus compañeros:

La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.       
           La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.

           Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

 ·                     Relaciones con la empresa:
La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.  
    
               La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.

            La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
·                     En relación con su profesión·

La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa.       
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.

           Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.

          -  Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia,  y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.

          - Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.

          - Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.

          - Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.

         - Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.


Una vez estudiado, por favor contesta a las siguientes preguntas... (todas ellas son situaciones reales que se han tenido que afrontar en empresas)

¿Qué hubieras hecho tú?

1.       Tu jefe te indica lo siguiente: “Por favor presta especial atención a tu compañera Patricia. Su abuelo era amigo del mío y le tengo especial aprecio. Cualquier cosa que necesitara ayúdala y por favor, te ruego que me mantengas informado de su evolución en la empresa”.
Con el paso del tiempo y fruto del roce para cumplir dicha orden estableces una relación de amistad con ella, de verdadera amistad.
Un día te indica que está muy preocupada, pero te ruega máxima discreción: le han diagnosticado un cáncer de mamá y al parecer no es bueno el diagnóstico.
¿Le indicarías al Jefe tal hecho?

2.       Un día, sobre las 10:00 horas, tu jefe te indica que has de realizar un trabajo muy urgente para antes de las 10:45… y te pones con ello.
Exactamente a las 10:30 entra un compañero y te pide que hay que reponer el tóner para poder imprimir en la impresora central, que no puede avanzar en su trabajo si no se soluciona.
¿Qué harías entonces?

3.   Una mañana tu jefe te indica que necesita tu asesoramiento: es necesario ascender a un compañero o compañera y te pide su opinión sincera. De entre todos los compañeros el mejor de todos es uno llamado Jesús. Justamente dos días antes, Jesús te había pedido que si llegara el momento hicieras todo lo posible por no recomendarle a él puesto que se ha enamorado recientemente de tu compañera de piso y considera que irse de la ciudad pueda dañar la relación ahora que están comenzando.
¿Qué harías al respecto?

4.       Una compañera de trabajo, curiosamente amiga íntima de una de tus hermanas, te indica que sabe que se van a realizar unas pruebas de admisión para becarios en la empresa. Está desesperada porque su hijo que tiene la carrera de Derecho desde hace 6 años no consigue encontrar ningún trabajo. Por tanto te ruega que medies entre tu jefe y tú para que obtenga una de las plazas de becario. Te insiste que no quiere comprometerte dado que no quiere que le den un puesto de trabajo, sino una plaza de becario donde demuestre que merece la plaza por si mismo…
¿Qué harías al respecto?

5.       Una mañana, tu jefe está esperando a un proveedor muy importante junto a dos socios más de la empresa. Cuando el proveedor llega puntual, comienza la reunión. De repente a los 8 minutos de haber empezado, tu jefe te pide que entres y te encuentras con que el proveedor se muestra muy avergonzado puesto que ha olvidado las copias que pretendía traer hechas para los asistentes a la reunión. Tu jefe te pide que le permitas que desde tu ordenador pueda entrar en su correo personal y reenviar un PDF con el catálogo a los móviles del jefe y los dos socios.

Tú lo haces y tras volver a incorporarse el proveedor a la reunión, decides imprimir en papel el catálogo, hacer las tres copias y entrar en la reunión a repartirlas puesto que sabes que siempre se verá mejor en papel que en la pantalla del móvil. Todo lo haces por tu propio criterio.

Tres días después recibes una preciosa cesta con productos alimenticios delicatesen con una tarjeta que lleva tu nombre más las letras “Gracias por su profesionalidad y el detalle de ayudarme en la reunión con sus compañeros”.

Tu jefe te indica que es un precioso detalle y que si vas a repartir las viandas entre él y sus dos socios… ¿Qué harías?


0 comentarios:

Publicar un comentario

 
Design by Wordpress Theme | Bloggerized by Free Blogger Templates