domingo, 2 de octubre de 2016

Tema 2: Gestión del Tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO.


Este tema es tremendamente importante en la empresa de hoy.
De hecho, en la actualidad rodeados de una tecnología asombrosa, nos resulta casi extraño como se podían hacer antes determinados procesos. Por ejemplo compras y ventas a través del correo normal. ¿Podemos llegar a imaginar el tiempo que se tardaría entre acordar con un proveedor una compra? ¿Lo que llevaba solicitar un catálogo, recibirlo, solicitar un pedido, acordar precios, etc...?

Sin embargo ahora, con el email llevado constantemente en el móvil, la pregunta es cómo dejar de trabajar en cualquier momento...

Tres son las palabras clave para gestionar el tiempo: planificar, delegar y priorizar.

Aquí os dejo un buen y completo artículo, para tener en cuenta.

http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/

También os dejo un video extraordinario para saber más sobre el tema, a modo de gran reflexión:


Y un ejemplo más -mucho más breve- sobre el tema del tiempo:

No obstante, un formidable trabajo sobre este tema es el realizado desde la Junta de Andalucía, cuyo PDF podéis descargar desde este enlace.

http://www.andaluciaemprende.es/wp-content/uploads/2015/02/manual-gestion-del-tiempo.pdf


Por último, os dejo los principios rectores de una excepcional agenda para toda profesional de la Asistencia a la Dirección, que será algo que habrás de saber como el "padre nuestro":

NORMAS A TENER EN CUENTA DE CARA A ESTABLECER LA URGENCIA O PRIORIDAD DE TAREAS…
No olvides que es absolutamente necesario tener previsto el día anterior al menos en formato lista las tareas a ejecutar en cada jornada de trabajo… por lo que dicha previsión no puede convertirse en una norma. Ya será una obligación

  1. Cuando vayas a tener una reunión:
    1. Asegúrate de si has de llevar algún tipo de documentación preparada. Será necesario no sólo que la prepares antes sino que hayas tenido el tiempo suficiente como para familiarizarte con su contenido, detalles, datos más relevantes, etc…
    2. Si debes comprobar el funcionamiento técnico y la entrega de materiales, hazlo con tiempo suficiente para rectificar algún error que pudieras encontrar.

  1. Si debemos llamar a alguna persona de mantenimiento hay que distinguir entre personal propio de la empresa y personal ajeno:
Si es propio hemos de conocer su horario y  condiciones de trabajo a fin de poder encontrarle… teléfonos, extensiones, correo electrónico, etc

Si es ajeno hemos de procurar, dado que ha de desplazarse hasta nuestra empresa, conocer sus horarios de atención al público para llamar lo antes posible a efectos de tener arreglado aquello que se precise lo antes posible.

Por tanto no debemos demorar en exceso las llamadas de este tipo, puesto que cuanto más tarde peor para nosotros.

  1. Si de una tarea nuestra dependen las tareas de otros compañeros, esa tarea se convierte en urgente y prioritaria

  1. Si hemos de hacer diferentes tareas fuera de la empresa en un mismo día, hemos de procurar en la medida de lo posible realizarlas durante el mismo intervalo de tiempo que estamos fuera de la misma. Es decir no salir y entrar, para volver a salir y entrar más tarde.

  1. Cuando el jefe haya de estar reunido con terceras personas, o bien haya de estar sin ser molestado, o bien tenga que salir de la oficina, convendrá que nosotras estemos siempre en la oficina a efectos de sustituirle o recibir toda la información (correo, mensajes, paquetes, llamadas, etc) a él dirigidas. No convendría ausentarnos en dichos momentos.

  1. Si hemos de estar con el jefe, tendremos que estar pendientes de la reunión aun sabiendo que nuestro papel pueda ser secundario, es decir, simplemente escuchar lo que se esté diciendo. No podemos caer en la tentación de estar escribiendo o leyendo otros documentos. En las reuniones se ha de estar a lo que se ha de estar.

  1. Comprobar cada dos horas la agenda de trabajo… y tachar con una sola raya lo que se haya hecho, preferiblemente con un color diferente al que se escribe. Esto nos permitirá comprobar cuando se hizo una determinada tarea y de paso tomar conciencia de que vamos cumpliendo los objetivos lo que verdaderamente nos centrará y animará al mismo tiempo.

  1. Ten presente que el tiempo necesario para ir de un sitio a otro. Si no es así puedes tener un serio disgusto bien por llegar tarde, o bien por no volver a la hora prevista…

  1. Recuerda que si has de acudir con tu jefe a algún lugar de trabajo… el tiempo de viaje juntos puede aprovecharse para preparar la reunión, perfilar detalles, o repasar los últimos contenidos a tratar… Aprovechar todo el tiempo de viaje suele ser útil.

  1. Recuerda que tras una comida de trabajo suele ser un tiempo de trabajo adecuado el tiempo de postre, café y copa. Pero no más allá. Preparar una reunión de trabajo seria tras una comida de empresa no es muy buena idea porque casi todo el mundo pierde mucha capacidad de atención durante el periodo de digestión.

  1. Ten presente que el horario de las administraciones publicas es diferente al de las empresas privadas… aquellas generalmente nos atenderán hasta las 14 horas. Sin embargo entre las 11:30 y las 14:00 horas hay unas grandes colas.

  1. El horario de la banca suele ser por la mañana solamente, si bien algunas entidades financieras ya abren algún día de la semana por la tarde. Asegúrate bien de cuando o que horario te ofrece la entidad financiera de tu empresa antes de concertar algún trabajo con ella.

  1. Aprovecha Internet al máximo en tus relaciones con el exterior, Además de ser muy ágil y preciso, nos permite ahorrar mucho tiempo en todo tipo de gestiones.

  1. No olvides que tus cosas personales habrás de hacerlas solamente cuando no tengas nada que hacer antes relacionado con tu trabajo.

  1. Aprende a decir No a los favores de otros compañeros de trabajo que supongan para ti un robo de tiempo. Está bien la ayuda pero sólo en aquellos casos en los que tú hayas hecho o realizado ya tu trabajo… la única excepción el punto número 3 de esta lista.


  1. Si has de emitir un informe tras tener que recibir a varias personas, es imposible delegar dichas visitas en un compañero. Un informe ha de hacerse con la información “vivida” en directo. Nunca a través de los contado por un tercero.

APLICACIONES DIGITALES PARA GESTIONAR EL TIEMPO.

Evernote:


Google Calendar:

Tareas Outlook Express 2016:

Para saber más:



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